Urząd Gminy Strzyżewice

pokój nr 15

Do zakresu zadań Stanowiska pracy ds. Promocji i  Komunikacji Społecznej w szczególności należy:

1. Planowanie i wdrażanie działań marketingowych.
2. Opieka nad strona internetową.
3. Prowadzenie i koordynowanie profili w mediach społecznościowych.
4. Przygotowywanie informacji na temat działalności urzędu i organów gminy dla środków masowego przekazu.
5. Utrzymywanie stałych kontaktów z jednostkami organizacyjnymi i jednostkami pomocniczymi gminy.
6. Współpraca z jednostki organizacyjnymi, stowarzyszeniami, sołectwami i innymi organizacjami przy opracowywaniu rocznego kalendarza imprez.
7. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem patronatu Wójta Gminy.
8. Współpraca z organizacjami pozarządowymi w ramach kompetencji Gminy, w tym: opracowywanie rocznego programu współpracy, organizowanie otwartego konkursu ofert na realizację przez podmioty niepubliczne zadań samorządu, współdziałanie w rozwoju kultury fizycznej ze stowarzyszeniami oraz udzielanie im pomocy w realizacji zadań statutowych.
9. Koordynowanie współpracy Gminy z zagranicą w ramach porozumień partnerskich oraz udziałem gminy w związkach, stowarzyszeniach.
10. Pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie, w tym sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw i prowadzenia akt spraw.
11. Organizowanie biblioteki urzędu: prowadzenie ewidencji zasobu bibliotecznego, uzupełnianie zbiorów – zakup książek i wydawnictw, prowadzenie zbioru wydawnictw informacyjnych i reklamowych Gminy, prowadzenie ewidencji wypożyczeń, weryfikacja przydatności i brakowanie zbiorów.
12. Prowadzenie ewidencji podręcznej sprzętu kuchennego.
13. Tworzenie Kroniki Gminy Strzyżewice.
14. Koordynacja i nadzór nad realizacją zadań związanych z funduszem sołeckim i współpraca w tym zakresie z sołectwami, a przed wszystkim: przekazywanie sołtysom informacji o wysokości środków przypadających na sołectwo w danym roku, przekazywanie Wojewodzie informacji o wysokości środków przypadających na sołectwo w danym roku oraz występowanie o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego,przyjmowanie i sprawdzanie prawidłowości sporządzenia wniosków zebrań wiejskich w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego,monitorowanie harmonogramu czynności, związanych z tworzeniem
    i realizacją funduszu sołeckiego.

1. Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego/składnicy akt.
2. Przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.
3. Przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji.
4. Wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego/składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej.
5. Udostępnianie dokumentacji.
6. Przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo właściwego archiwum państwowego.
7. Inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego.
8. Sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego/składnicy akt, uwzględniającego, m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilość osób korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Sprawozdanie składa się bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości miejscowo właściwemu archiwum państwowemu.
9. Sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego/składnicy akt, uwzględniającego, m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilość osób korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Sprawozdanie składa się bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości miejscowo właściwemu archiwum państwowemu.
10. Znajomość struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej, gromadzenie informacji o zmianach organizacyjnych tej jednostki, jakie następowały w przeszłości i obecnie.
11. Znajomość stosowanych w przeszłości i obecnie w jednostce organizacyjnej systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno -archiwalnych i regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją.
12. Stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych, m.in. poprzez powtarzanie przeszkolenia na kursie archiwalnym.